Horaire :

• Concert à 15 h
• Arrivée des chanteurs à 13 h 30

Buvette :

• Mêmes tarifs que l'an dernier.
• Pas de chocolat chaud
• Peu de bière (Chantal)
• Bissap (Jocelyne)
• Gingembre (Chantal)
• Gâteaux faits par les bénévoles
• Tartes au maroilles (Martine)
• Buffet de boissons libres dans la petite salle pour les chanteurs (eau, bissap, gingembre, gobelets jetables)
• commande de gobelets réutilisables consignés (Didier)

Collation (après les chants)

• Prévoir des gâteaux, des boissons, des cacahuètes...

Vente :

• Bissap en sachet
• Cosmétiques
• Bijoux
• ....

Communication :

• SACEM à déclarer à l'avance (Chantal)
• Affiche qui reprend notre premier visuel - avant le 5 février (Martine)
• Tirages en A4 et A6 (Chantal)
• Affiche plus simple pour les panneaux (Didier)
• Mail à envoyer à nos réseaux personnels (Chantal propose un modèle qui sera envoyé dans la journée)
• Facebook, Twitter, web (Didier)
• Flyers A4 à distribuer, et dépôt de A6 dans les commerces de Prunay et des villages aux alentours (semaine 8)
• Flyer A6 à mettre dans les boites aux lettres à Prunay (semaine 9)
• Flyer A6 aux parents de l'école après les vacances
• On verra le 5 février le rôle de chacun
• Pancartes dans les entrées du village (Didier)

Média :

• Article dans l'union, à présenter dès l'AG
• Site dans le Marne Mag, Reims Magazine (Chantal)
• Site office du tourisme (Didier)
• Radios (Chantal)
• et plus si vous voyez...

Dernière info, nous avons passé toutes les étapes pour notre agrément au Burkina Faso, nous allons enfin pouvoir envoyer notre propre container.
Didier et Jocelyne vont voir toutes les conditions pratiques.
Il faudra prévoir les autorisations en mairie si le container doit bloquer la rue pendant le temps du chargement.

Nous disons un grand merci à Madeleine qui au Burkina s'est démenée pour cet agrément.
Nous ferons un article à ce propos pour mettre sur le site.

Didier doit récupérer le matériel d'un médecin partant à la retraite à Tinqueux et des compresses à Nancy.
Il ira aussi à Troyes récupérer des lits médicaux.

Nous avons mis en place un formulaire "d'abandon de frais", pour que les frais générés par les déplacements soient considérés comme dons à l'association.

Pour faire des cartons, nous nous retrouverons à 3 ou 4 mercredi 15 janvier à 9h (Hubert, Christiane, Chantal..). Le local est un peu plein et se sera difficile d'y travailler si on est trop nombreux.
Il faut chercher des étiquettes pour numéroter les fauteuils roulants, chaises d'aisances,  lits médicalisés ... que nous enverrons non emballés. (étiquettes américaines, ou bristol et ficelles)

Nous nous réunissons aussi le soir du mercredi 15 janvier à 19 h pour préparer le concert du 15 mars (organisation, communication...)

L'assemblée générale du 31 janvier est avancée à 18h15 car plusieurs membres ont un conseil municipal le même jour à 20 h.
L'invitation aux membres et sympathisants sera faite rapidement par mail, nous enverrons des courriers postaux aux mairies.

Dès que le planning des brocantes de la région sera disponible, nous programmerons quelques-unes dans le coin.

Le dossier pour l’exonération des taxes douanières est bien avancé. On nous prête un terrain à côté de l'hôpital pour y déposer un container.
Dès que nous aurons l’exonération, nous nous occuperons d'envoyer un container "dernier voyage" de 20 pouces sur ce site. ("dernier voyage" signifie que le container qui ne fait que le voyage aller, il reste à destination, il nous servira de local de stockage sur place avant distribution du matériel).
Pour préparer l'envoi, nous devons reprendre tous les cartons, et faire une liste de leur contenu, de leur poids et de leur destinataire.
Pour les cartons de médicaments, il faut aussi les reprendre et les ranger par spécialités, pour faciliter la distribution.

Sur place, nous fournirons un cadenas pour prendre le temps d’ouvrir le container.
Chantal fera un voyage rapide  pour l'ouverture. Mme la Ministre de la Santé souhaite une ouverture officielle pour sceller notre convention.

Nous avons commandé une balance adaptée pour la pesée des cartons.
Dès que celle-ci sera arrivée, nous devrons être 4 ou 5 à faire l'inventaire. Nous vous transmettrons les dates pour ces jours, certainement des samedis matins.
Pour les médicaments, Chantal  fera le tri chez elle, s’il y a des volontaires pour l’aider, lui faire signe, ce sera les après-midi.
Il faudra aussi faire de nouveaux cartons avec ce qui est arrivé depuis le dernier emballage.
Nous ferons rentrer ces cartons dans l’inventaire dès leur fabrication.

On nous propose des lits médicalisés, nous pourrons les envoyer dans le container, nous les récupèrerons juste avant l’envoi.

Pour le financement, l’état de notre trésorerie est suffisant pour cet envoi, mais nous devrons pour la suite retrouver des fonds pour de prochains envois.
Nous travaillerons à trouver des entreprises qui nous aident sous forme de mécénat.
Nous pouvons aussi faire plus de brocantes (Taissy, Caurel …)
Il faut récupérer du matériel à vendre dès que possible.

Et nous ferons une manifestation dans l'automne en s'y prenant assez tôt.

Les prochaines réunions :

• Le 4 décembre, et le 8 janvier, nous prendrons le temps de faire des cartons. Et préparer les envois.
• Nous ferons une réunion le 15 janvier pour préparer le concert du 15 mars.
• Et assemblée générale le 31 janvier.

 

Rangement du matériel

Nous avons pu faire beaucoup de rangement dans le local, on y voit un peu plus clair.
Pour le moment on va arrêter de prendre des dons (de matériels) encombrants, jusqu'à ce qu'on ai résolu notre problème de logistique.

Calendrier prévisionnel 2020

Nous avons rajouté en plus du 15 mars pour le concert, la date du 31 janvier pour notre assemblée générale.

Où en est notre prochain envoi ?

Chantal est toujours à la recherche d'associations avec qui nous pourrions partager un container, Madeleine fait avancer le dossier au Burkina, la convention avec Le ministère de la Santé est à la signature. Il nous reste à avoir l'agrément du ministère des Finances.

Animation de novembre (?)

Pour le 16 novembre, nous ne savons pas encore si nous aurons notre animation . Si nous l'organisons, nous ferons rapidement une réunion pour tout préparer avant le départ de Chantal pour Ouaga.

Questions diverses

Était présent à cette réunion, Julie, ergothérapeute dans un EHPAD. Elle voulait nous connaitre et nous donner du matériel médical.
Elle a participé à la mise sous carton et à pu nous découvrir de l'intérieur.