Préparation du repas du 3 juin

Actuellement nous avons 61 inscrits dont 6 repas à emporter.

Les courses se feront jeudi après-midi et vendredi matin (Chantal -Christiane)
Récupérations des clefs de la salle à 14 h le vendredi
Transport du matériel et des denrées le vendredi après-midi (Chantal - Didier - ...)
Samedi matin préparation de certains plats (gâteaux, salade, nettoyage de légumes chez nous)
Samedi après-midi, fin des préparations culinaires, mise en place de la salle.

Nous avons besoin de

• quelques grands bols pour la sauce ( 3 ou 4)
• quelques grands saladiers
• couscoussier (Jocelyne - Marjolaine)
• cafetière (Marjolaine + ?)
• bouilloire (Marjolaine)

Prévoir avec Fred

• accès au parking
• Sono de la mairie

Brocante à Mailly

Journée sympathique, mais peu de revenus.
La place nous était offerte donc ce n'était pas négatif.
À voir pour de prochaines invitations.

Préparation brocante à Prunay

Rendez-vous à 7 h chez Chantal pour la mise en place.
Pour le moment, nous avons noté 7 présents, vous pouvez confirmer votre présence ,auprès de Chantal la journée entière ou partielle.
N'hésitez pas à communiquer largement.

Repas de juin

Nous n'avons pas finalisé l'organisation, nous en reparlerons le 14 et si besoin nous organiserons une autre réunion.
Proposons-nous du champagne à la vente ? Est-ce qu'il en reste ?
Animation de djembé incertaine.
Nous verrons avec Intermarché pour les denrées.
Il faudra aussi signaler votre présence, dans la journée, matin ou/et après-midi pour les préparations et le soir pour le service. (et s'inscrire aussi pour le repas).
Communication à faire très rapidement autour de vous, à votre réseau.
Le paiement par helloasso est possible.
Si vous avez besoin, Chantal peut imprimer quelques feuilles.

Calendrier de rangement

Chantal nous donnera des dates lorsquelle ira ranger (pas avant fin mai)
Fred se propose de contacter Didier pour faire avec lui la pesée et le rangement de matelas et des béquilles.

Calendrier 2024

Nous avons posé des dates pour le concert le 14 avril 2024.
Pour le repas, nous avions proposé le 1er juin, nous y rajouterons le 8 juin si le groupe de musique n'est pas disponible le 1er week-end de juin.
Chantal va voir avec eux la date disponible.

Question diverse

Nous avons reçu une demande de participation à un évènement lié à un concours de Miss.
Le but est un peu trop éloigné de nos objectifs.

Bilan du concert

Bilan très positif par le nombre de participants et la qualité du spectacle. Nous avons reçu beaucoup de SMS de félicitation.
Bilan financier très intéressant aussi.

Brocantes

Nous ferons une brocante devant chez Chantal le 14 mai.
Nous en ferons peut-être dans les villages alentour en plus cet été ou à l'automne.
Nous récupérons du matériel à vendre. Prévenir Chantal pour le déposer chez elle.

Projets pour le repas

Le groupe de musique que nous avons contacté n'est pas libre.
Nous pouvons chercher encore une idée d'animation qui accompagnera le défilé de mode.

Questions diverses

Pour l'an prochain, nous avons posé des dates

• Le concert le 14 avril 2024
• Le repas le 2 juin 2024

Christiane posera des options pour la salle à la mairie

Nous serons sur place à partir de 10 h 45.

• Les choristes arrivant à 11 h.
• Ils sont nombreux (environ 130)

A faire à ce moment-là :

• Installation des tables du buffet, des tables pour manger.
• Rangement du bar.
• Café à lancer
• Table pour la vente à installer
• Installation du buffet (denrées apportées par les choristes, nous fournissons les assiettes, verres et eau)
• Disposition des petites bouteilles d'eau pour les choristes.

Nous avons le temps pendant que les choristes s'entrainent.

Repas en commun de 13 h à 14 h

Tenue de la table des ventes à partir de 13 h.

14 h Nettoyage - Mise en place de la salle (chaises) / rangement des tables

Ouverture des portes à 14 h 30
Tenue de la table des entrées à partir de 14 h 30.

Début 15h.

Le bar est préparé, il ouvrira surtout pendant l'entracte.
Les gâteaux seront vendus sur le côté
Les tartes aux maroilles seront vendues avec l'artisanat.

Après le concert :

• Rangement des chaises
• Préparer 2 ou 3 tables
• Verre de l'amitié (boisson et bricoles à manger).

Les positions de chacun :

• Entrée : Sylviane et Martine ......
• Vente d'artisanat : Jocelyne et Sylvie A.
• Vente de gâteaux : Sylvie R. et Martine .........
• Bar : Hubert, Christiane, Marjolaine, Eric......
• Accueil : Chantal, Sylvie L....;

Besoin :

• Des gâteaux (Marjolaine, Chantal, Sylvie R., Christiane, .et + si vous avez le temps.)
• Du bissap, 30 l (Jocelyne)
• Du jus de Gingembre 15 l (Chantal)

Courses à faire :

• Martine pour les essuie-tout, le champagne
• Chantal pour l'eau, les assiettes ....

Pensez à emmener : les caisses pour l'argent (Christiane, Marjolaine ....)

Didier s'occupe des tickets, des documents de communication.